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Como fazer o controle de ponto dos funcionários?

Obrigatório por Lei, o controle de ponto ajuda funcionário e empresa a manter a rotina de trabalho mais saudável. Entenda como fazer

Você usa a expressão “bater ponto” como sinônimo de comparecer? Na organização corporativa, o controle de ponto é tão importante que está na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Segundo o artigo 74, empresas com mais de 10 empregados são obrigadas a ter um registro de ponto. No entanto, bate a dúvida: como fazê-lo de maneira eficiente?

Se você trabalha no RH de uma empresa e quer adotar esse recurso, veja nossas dicas para começar a trabalhar com controle de ponto:

Adote o ponto eletrônico

O ponto eletrônico é a maneira mais eficiente de fazer o controle — principalmente em empresas grandes, em que a assinatura de um funcionário pode ser forjada. Além disso, a carga horária também será protegida por erros operacionais. Se um funcionário alegar que fez um número X de horas extras, ele terá como provar.

Como é feito o controle de ponto eletrônico? O funcionário pode ter um crachá para passar na roleta ou entrar por biometria. 

Atualmente, um controle cada vez mais utilizado é pelo celular, em que o funcionário registra sua entrada e saída por meio de um aplicativo. Esse processo otimiza o controle, é mais econômico e ainda ajuda o colaborador a observar sua quantidade de horas trabalhadas de maneira intuitiva. Para o RH, o ponto eletrônico otimiza a produção de gráficos e relatórios

Controle para ambos

Se o controle eletrônico é feito por biometria ou crachá, é praticamente impossível de ser fraudado. Além disso, por Lei o funcionário pode receber um comprovante impresso desse controle, caso julgue necessário.

Use o Excel

Se sua empresa ainda não tem recursos para ter um controle de ponto eletrônico, usar o Excel pode ser a melhor alternativa. Para isso, é preciso criar uma planilha padronizada, com todas as informações necessárias.

Uma grande vantagem do Excel é que o programa faz o cálculo automático de acordo com as fórmulas que você inserir, o que ajuda a minimizar erros de cálculo.

Veja como fazer uma folha de ponto no Excel.

Coluna 1

Na primeira coluna da planilha, coloque as seguintes informações em cada célula:

  • Data
  • Entrada
  • Saída para intervalo
  • Retorno do intervalo
  • Fim do expediente
  • Horas trabalhadas
  • Carga horária
  • Saldo de horas

Depois, é preciso complementar:

  • Na coluna horas trabalhadas, coloque a fórmula:

=(Letra e número da Coluna correspondente a saída para o intervalo – Letra e número da Coluna correspondente a entrada)+(letra e número da Coluna correspondente ao fim do expediente–letra e número da Coluna correspondente ao retorno do intervalo)

  • Em Carga horária, insira o número de horas que o colaborador deve trabalhar.
  • Em Saldo, também é preciso colocar outra fórmula:

=(letra e número da coluna correspondente a horas trabalhadas) – (letra e número da coluna correspondente a carga horária)

Evite relógio cartográfico

Apesar de o controle eletrônico estar crescendo, muitas empresas ainda adotam o ponto manual. Há duas maneiras de fazê-lo: por listas ou pelo relógio cartográfico, em que o funcionário utiliza um cartão de papelão. Nele, são impressos horários de entrada, saída, almoço e horas extras. 

O problema é que, embora seja mais barato, traz muito trabalho para o setor de Recursos Humanos. Além do mais, é fácil de fraudar, já que o funcionário pode marcar o ponto de outro colega.

Mantenha também o controle externo

O controle de ponto não deve ser feito apenas entre os funcionários alocados na empresa, mas também entre os externos, que atuam em outras locações ou em home office. Isso ajuda a empresa e os próprios funcionários — é comum que colaboradores a distância acabem trabalhando além do horário estabelecido.

O controle, nesse caso, pode ser feito por meio de um sistema on-line de gestão ou por aplicativos. Assim, o próprio funcionário pode colocar seus horários de entrada e de saída. 

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