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Gestão de tempo: como administrar?

Nos dias atuais, é fundamental falar sobre gestão de tempo para a realização de alguns sonhos e metas.

Sendo assim, sem deixar de alimentar o que temos de bom e de diferenciado, também precisamos assumir algumas responsabilidades, seja no sentido mais profissional do termo ou em sentido pessoal, já que as duas dimensões têm suas necessidades típicas.

Por exemplo, um empresário da área de lavadoras de louças industriais só vai conseguir atingir a excelência e, quem sabe, tornar-se um líder de mercado, se tiver um controle total de sua operação diária, com base no domínio da sua agenda.

Aqui vale aquela antiga regra de que tempo é dinheiro, ou seja, se você não consegue definir muito bem o que precisa fazer hoje, dividindo seu dia em períodos e horários específicos, não terá avançado muito daqui semanas, meses e anos.

Isso quer dizer que as metas de médio e longo prazo só podem se realizar se você souber conduzir suas ações no curto prazo. 

Pode parecer exagero falar assim, e certamente esse não era o ritmo algumas décadas atrás, mas os tempos mudaram.

Com nosso estilo de vida atual é preciso adaptar-se ao fato de que tudo ocorre com urgência, na velocidade da luz. 

Basta imaginar o caso de uma empresa de limpeza pesada que queira triplicar seu faturamento dentro de um ano.

Obviamente, ela terá metas para serem batidas em termos de semestres, trimestres, bimestres, semanas e daí em diante. 

Isso sem entrar no mérito da delegação de tarefas e do papel de cada equipe, bem como de cada membro dentro das equipes.

Deste modo, com foco no aumento do rendimento geral e da alta performance, decidimos aprofundar o tema com este artigo, falando não apenas sobre os 3 passos essenciais para uma boa gestão do tempo, mas também sobre a base conceitual do tema.

Ou seja, vamos explicar alguns conceitos e características sobre o assunto, bem como sua importância e os efeitos que pode trazer no curto e longo prazo. 

Tudo isso com exemplos concretos que tornam a questão bem mais clara para quem for praticar.

Inclusive, um aspecto bem interessante é justamente o fato de que essa estratégia de gestão se tornou tão universal, que já pode ajudar qualquer tipo de pessoa, seja o dono de uma empresa de limpeza de sofá de couro ou alguém que está cursando faculdade.

Desta maneira, se o seu interesse mais genuíno e pessoal é aprender a administrar seu próprio tempo e sua agenda como um todo, gerando eficiência e uma maior satisfação na sua vida, então basta seguir com a gente até o fim da leitura deste artigo.

O que é e por que fazer?

Quando colocamos a questão sobre o que é e por que motivo fazer a gestão do tempo, não podemos deixar de lembrar o fato de que tudo isso tem uma forte carga psicológica sobre todos nós, seja qual for nossa personalidade ou temperamento.

Trata-se do fato de que todo ser humano tem um objetivo, ou mesmo um sonho de vida. Contudo, a distância entre o sonho como algo utópico, e o objetivo que pode ser atingido, é algo que costuma impactar muita gente, por falta de conhecimento.

O resultado costuma ser o de que muitos simplesmente desistem dos seus sonhos. Contudo, um modo seguro de vencer esse problema é distinguir a questão entre o sonho e o projeto, sendo que o segundo é muito mais concreto.

Você pode ter o sonho de abrir uma oficina que faz troca de óleo 68 hidráulico, mas a pergunta que fica no ar é: quais as etapas desse seu projeto, em termos de processo, fases, metas, realização, delegação de tarefas e afins?

Basicamente, podemos dizer que há quatro estágios essenciais para isso:

  • Idealização;
  • Planejamento;
  • Execução;
  • Melhorias.

Portanto, primeiro vem o sonho ou idealização, depois o projeto avança para um planejamento mais efetivo e concreto. 

Sendo assim, vem a execução, como abrir as portas daquela oficina que faz troca de óleo, ou então de bateria 60 A.

Por fim, outro aspecto fundamental é o de buscar melhorias e corrigir os pequenos (ou grandes) erros que certamente vão surgir no meio do caminho. 

Para tudo isso, a matéria-prima de quem vai agir é nada menos do que o tempo.

Portanto, os motivos pelos quais devemos fazer a gestão dele é que sem isso jamais conseguiremos realizar qualquer sonho ou objetivo na vida.

Ao mesmo tempo, ele não passa de uma racionalização de um elemento básico da vida, que é o fato de que todos nós temos um prazo limitado neste mundo, já que ninguém vai viver para sempre. Portanto, gestão e disciplina são uma só e mesma coisa.

1. Tenha um perfil vencedor

Até aqui já ficou claro que sem planejamento e definição clara de metas não é possível chegar a lugar nenhum. 

Por exemplo, em uma faculdade de 5 anos você faz aula por aula, mês a mês, até chegar o dia do diploma.

Só que ali tem um time de professores, tutores e até colegas ajudando você a conduzir a situação, sempre com materiais prontos e datas pré-determinadas. 

No caso da vida profissional é igual, pois sempre tem um patrão ou líder exigindo resultados.

O grande segredo aqui é desenvolver um perfil de vencedor, ou seja, o perfil de uma pessoa que consegue ser seu próprio patrão ou seu próprio professor.

Não no sentido de que você não pode aprender com ninguém. Mas, com a mesma disciplina que você se impõe quando a cobrança vem de fora.

Por exemplo, você pode trabalhar em uma pequena empresa de individualização de agua em condominios antigos e definir uma meta de sair dela, para abrir seu próprio negócio.

Então, aprenda o máximo possível com seus superiores, sobretudo em termos de gestão de tempo e de entrega de resultados, até sentir-se verdadeiramente pronto.

Com isso, você atingirá a maturidade sem a qual é impossível administrar a própria agenda, pois só assim uma pessoa consegue lutar contra as tão famosas procrastinações e negligências.

Muita gente tenta crescer nesse sentido e acaba desistindo, justamente por ignorar que a verdadeira mudança e motivação vem de dentro, não podendo vir de fora.

2. Tenha uma agenda dinâmica

Além de projetos e metas, é preciso falar de prazos, mas não apenas como uma autocobrança excessiva ou pouco condizente com a realidade. 

E sim como algo realista que realmente possa ser colocado em prática, atingindo o equilíbrio perfeito.

É preciso falar em equilíbrio, pois o normal é cair em extremos, um deles é exigir pouco e acabar não entregando tudo o que podia, com isso perdendo tempo. 

Outro é o de exigir muito e causar desânimo, já que ninguém pode fazer algo impossível.

Então, se você trabalha com algo como cola para colar espelho na parede, tenha uma agenda muito bem definida de quantos trabalhos desse você consegue fazer por dia, ou mesmo por período.

Ter uma agenda dinâmica implica justamente saber ser realista. Inclusive, uma dica de ouro aqui é preparar-se para imprevistos.

Isso é essencial na gestão ou administração do tempo, pois assim nenhum problema pega você de surpresa. 

Lembrando que é frustrante algo sair do controle, mas se sempre houver um Plano B, chega uma hora em que a pessoa se acostuma, ganhando eficiência.

3. Priorização e delegação

Há quem diga que o segredo do sucesso é saber dizer não, muito mais do que saber dizer sim. Isso quer dizer que não adianta você achar que vai fazer gestão do seu tempo e de sua agenda se você não for dono desses elementos.

O brasileiro também é conhecido por ser amável demais, a ponto de não saber dizer não para as pessoas e para as circunstâncias que vão aparecendo.

Agora imagine, se você precisa comprar uma cesta básica grande, adianta o vendedor trazer uma média, ou mesmo uma pequena? Certamente não, de modo que você terá de dizer isso a ele.

O mesmo vale para quando alguém tira você do seu foco, da sua meta ou daquilo que é preciso realizar em termos de objetivos de crescimento e realização, sejam eles pessoais ou profissionais.

Aqui voltamos ao ponto de você ser seu próprio patrão, ou seu próprio professor. Ademais, priorizar as tarefas que precisam ser feitas não significa rejeitar todas as outras. É possível delegá-las, o que também é fundamental aprender a fazer.

No fundo, é a velha regra de que aquele que quer fazer tudo, acaba não fazendo nada ou pior, não faz nada bem feito, deixando tudo pela metade.

Considerações finais

Portanto, ao falar em planejamentos, metas, objetivos claros, agenda dinâmica, priorização de tarefas e até delegação, dependemos daquele primeiro tópico, que é o do perfil campeão.

Com isso, aprofundamos os conceitos básicos e os 3 conselhos mais práticos e essenciais sobre como dar os primeiros passos rumo ao sucesso, fazendo uma gestão do tempo que permita  realizar todos os seus sonhos pessoais e profissionais.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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